Jakie są najważniejsze kroki do optymalizacji kosztów utrzymania biurowca?

Koszty utrzymania biurowca stanowią ogół wydatków ponoszonych w związku z jego bieżącą eksploatacją i zachowaniem go w odpowiednim stanie technicznym. Z punktu widzenia właścicieli i pracowników obiektów komercyjnych o przeznaczeniu biurowym kluczową rolę w dobie rosnących wydatków odgrywa optymalizacja kosztów – energii elektrycznej, wody i ogrzewania, serwisów instalacji technicznych, sprzątania i utrzymania zieleni, remontów i modernizacji czy też zarządzania budynkiem. W poniższym artykule przedstawimy kroki pomocne w optymalizacji ponoszonych wydatków.

Koszty utrzymania biurowca – czym są?

Przez koszty utrzymania biurowca należy rozumieć wszelkie wydatki, jakie ponoszone są na ten rodzaju obiekt, a wynikające z jego bieżącej eksploatacji. Wydatki związane z budynkiem o przeznaczeniu biurowym podzielić można na dwie grupy: są to wydatki kapitałowe (poniesione na inwestycję) i wydatki operacyjne (ponoszone w trakcie korzystania z obiektu), związane bezpośrednio z jego użytkowaniem. Drugi rodzaj wydatków podzielić można dalej na te ponoszone przez właściciela i ponoszone przez najemcę. Kosztami utrzymania biurowca są przede wszystkim wszelkie wydatki bieżące i te związane z zachowaniem budynku w należytym stanie.

Jakie koszty składają się na utrzymanie biurowca?

Media

Jednym z głównych kosztów utrzymania biurowca są media, w skład których wchodzą opłaty za zużycie energii elektrycznej, energię cieplną, wodę oraz odprowadzanie i oczyszczanie ścieków. Koszty eksploatacyjne rozliczane są na podstawie liczników bądź też ryczałtowo, proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni obiektu.  

Utrzymanie czystości

W skład kosztów eksploatacyjnych utrzymania biurowca wchodzi również sprzątanie biur oraz powierzchni wspólnych w budynku, a zatem recepcji, korytarzy, toalet i parkingów. Na tego typu opłaty eksploatacyjne składa się również zakup środków czystości, sprzęt sprzątający czy koszt wynajmu wyspecjalizowanych firm. 

Obsługa techniczna

Ważnym kosztem eksploatacyjnym w budynkach biurowych jest ich obsługa techniczna, czyli dbałość o należyty stan techniczny obiektu. Na koszty obsługi technicznej składają się różnego rodzaju przeglądy i bieżące naprawy, a Facility Management to kompleksowa obsługa techniczna świadczona w biurowcach. W zakresie tym należy także pamiętać o terenie wokół budynku. Utrzymanie zieleni, koszty eksploatacyjne związane z pracami w okresie zimy czy inne opłaty pozwalające na zapewnienie właściwego porządku na zewnątrz biurowca.

Ochrona i monitoring

Koszty wynajmu firm ochroniarskich, zakupu i serwisowania systemów monitoringu czy utrzymania systemów kontroli dostępu także stanowią istotną część wydatków eksploatatcyjnych związanych z bieżącym utrzymaniem biurowca.

Na czym polega optymalizacja kosztów utrzymania obiektu biurowego?

Optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem biurowca stanowi istotny aspekt zarządzania nieruchomościami, pozwalający na zmniejszenie wydatków na utrzymanie tego typu budynku. Polega ona na wdrożeniu różnego rodzaju strategii, których celem jest zminimalizowanie wydatków związanych z bieżącą eksploatacją i zachowaniem obiektu biurowego w dobrym stanie technicznym. W dalszej części artykułu przybliżamy przykładowe działania, które zdecydowanie minimalizują koszty funkcjonowania biura.

Dlaczego warto optymalizować koszty utrzymania obiektu biurowego?

Optymalizowanie kosztów eksploatacyjnych biurowca niesie dla właściciela tego rodzaju obiektu szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala generować znaczne oszczędności finansowe. Dzięki umiejętnemu zarządzaniu budynkiem można minimalizować wydatki związane z energią elektryczną, wodą, ogrzewaniem, czystością czy utrzymaniem zieleni. To z kolei pozwala na oferowanie atrakcyjniejszej ceny wynajmu, a tym samym – zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku wynajmu przestrzeni biurowych.

Optymalizowanie kosztów może również mieć przełożenie na wzrost lojalności najemców względem właściciela biurowca. Tym samym można zmniejszyć ryzyko występowania pustostanów. 

Warto również wspomnieć o efektywności energetycznej – optymalizacja kosztów utrzymania biurowca wpływa na zmniejszenie zużycia energii i wody, co z kolei ogranicza negatywny wpływ budynku biurowego na środowisko naturalne. 

Jak krok po kroku optymalizować koszty utrzymania biurowca?

Optymalizację kosztów utrzymania biurowca przeprowadzić można w kilku krokach, obejmujących działania służące minimalizacji wydatków na eksploatację i utrzymanie stanu technicznego budynku. 

Krok 1. Audyt techniczny biurowca

Audyt techniczny przeprowadzony w biurowcu pozwala na szczegółową ocenę wszelkich instalacji i urządzeń znajdujących się w danym budynku. Analiza ich stanu technicznego pozwala na wskazanie obszarów, w ramach których opłacalne będzie wdrożenie zmian, mających podnieść efektywność obiektu, a w efekcie przynieść oszczędności finansowe. 

Krok 2. Systemy zarządzania energią

Na kolejnym etapie właściciele budynków biurowych mogą zdecydować się na wdrożenie systemów zarządzania energią. Pozwalają one na monitorowanie zużycia energii elektrycznej i ogrzewania, które stanowią jedne z głównych kosztów utrzymania budynku biurowego. Dzięki zastosowaniu tego typu systemów kontroli można też wykrywać źródła nadmiernych kosztów oraz podejmować kroki służące ich wyeliminowaniu.

Krok 3. Automatyka budynkowa

Optymalizacja kosztów utrzymania nieruchomości komercyjnych obejmować może również zastosowanie zaawansowanych systemów automatyki budynkowej, czyli BMS (Building Management System). Pozwalają one na zdalne sterowanie instalacjami technicznymi, co z kolei obniża m.in. koszty związane z awariami i pozwala na szybkie usuwanie różnych usterek. 

Krok 4. Przeglądy techniczne 

Optymalizacji opłat w kosztach eksploatacyjnych budynku biurowego sprzyjają też wykonywane regularnie przeglądy techniczne i konserwacje. Dzięki działaniom podejmowanym w tym zakresie możliwe jest utrzymanie obiektu w dobrym stanie technicznym, a tym samym ograniczanie kosztów napraw. Wczesne wykrycie usterek i ich szybkie usunięcie pozwala bowiem uniknąć większych wydatków będących następstwem awarii.

Krok 5. Modernizacja budynku

Modernizacja budynku, choć wymaga nakładów czasu i środków finansowych, również pozwala optymalizować koszty utrzymania obiektu. Przykładowo, wymiana instalacji grzewczej czy nowa stolarka okienna mogą zapewnić znaczne oszczędności bieżących kosztów ogrzewania.

Krok 6. System zarządzania najmem

Istotnym elementem optymalizacji kosztów utrzymania biurowca jest również wykorzystanie systemów zarządzania najmem. Dzięki ich pomocy zautomatyzować można wiele działań, w tym związanych z rozliczeniem najemców. Ważnym elementem jest również utrzymywanie z nimi dobrych relacji – sprawna komunikacja z najemcami pozwala zminimalizować koszty będące skutkiem przestojów w najmie. 

Krok 7. Przegląd dostawców

Budynki o przeznaczeniu biurowym korzystają z usług zewnętrznych w zakresie dostawy energii, sprzątania czy dbania o zieleń. Aby optymalizować koszty utrzymania biurowca warto bliżej przyjrzeć się umowom podpisanym z firmami w celu renegocjacji ich warunków, gdy jest to uzasadnione realiami rynkowymi. Opłacalne może okazać się również szukanie tańszych alternatyw. 

Dbanie o wymienione powyżej elementy pozwoli na znaczne oszczędności na kosztach utrzymania biurowca, co z kolei przekłada się na korzyści finansowe dla właścicieli i użytkowników budynku.

System zarządzania najmem w biurowcu jako element optymalizacji kosztów 

Optymalizacja kosztów utrzymania nieruchomości komercyjnych wymaga wdrożenia szeregu odpowiednich działań, służących minimalizacji kosztów nieruchomości i zwiększenia efektywności eksploatacji obiektu. Właścicieli budynków biurowych w optymalizowaniu kosztów wspierać mogą rozwiązania takie jak REZONE. Ta nowoczesna aplikacja do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi usprawnia administrowanie między innymi biurowcami poprzez automatyzację kluczowych czynności zarządczych.

Wśród wielu przydatnych funkcjonalności systemu znaleźć można między innymi wystawianie i wysyłanie rozliczeń oraz faktur w imieniu właścicieli, przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od najemców, delegowanie zadań podwykonawcom, harmonogramowanie prac serwisowych i przeglądów czy administrowanie stanem umowy najmu.

Podsumowując, optymalizacja kosztów eksploatacyjnych biurowca to kluczowy element skutecznego zarządzania nieruchomością. Dzięki zastosowaniu odpowiednich działań, takich jak audyt kosztów, wdrożenie systemu zarządzania energią czy renegocjacja umów z dostawcami usług można znacznie zredukować koszty, poprawić efektywność działania biurowca, zwiększyć wartość nieruchomości i poprawić wizerunek firmy.

Zachęcamy do przetestowania REZONE – zapewniamy profesjonalne doradztwo, obejmujące dopasowanie pakietu do wielkości portfela obiektów biurowych, wdrożenie oprogramowania oraz fachowe wsparcie podczas jego użytkowania.