Jakie są najważniejsze aspekty zarządzania najemcami w biurowcu?

Administrowanie budynkiem biurowym zajmowanym przez licznych najemców wymaga sprawowania nad nimi należytej kontroli. Zarządzanie najemcami stanowi niezwykle ważny element utrzymywania nieruchomości o przeznaczeniu biurowym – zarówno pod kątem wydajności działania obiektu, zabezpieczenia przepływów finansowych dla właściciela budynku, jak i zagwarantowania zadowolenia użytkownikom budynku. W poniższym artykule omawiamy kluczowe aspekty zarządzania najemcami w biurowcach.

Rynek biurowców w Polsce

W ostatnich latach Polska stała się jednym z najważniejszych rynków biurowych w Europie Środkowo-Wschodniej – zarówno dla lokalnych, jak i międzynarodowych firm. Do największych ośrodków biurowych w kraju należą niezmiennie: Warszawa, Kraków, Wrocław i Trójmiasto.

W tych miastach łączne zasoby biurowe w połowie 2022 r. przekroczyły 1 mln m kw. Obserwowany jest nie tylko wzrost liczby przestrzeni biurowców, ale również liczby transakcji najmu. W drugim kwartale ubiegłego roku wolumen transakcji na rynku wyniósł 189 900 m kw. Jest to wynik o 12% większy w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2021. Utrzymujący się popyt na przestrzenie biurowe znajduje odzwierciedlenie w stabilnych czynszach. 

Najemcy w budynkach biurowych

Wynajmowanie powierzchni biurowych stało się standardem. Firmy z wielu branż, zarówno działające na małą skalę, średnie przedsiębiorstwa, jak i wielkie korporacje, rezygnują z wnoszenia samodzielnych budynków na potrzeby działalności. Zamiast tego decydują się na wynajem biurowców, często całych pięter zlokalizowanych zwykle w centrach miast oraz w pobliżu węzłów komunikacyjnych. Do głównych najemców biurowców należą organizacje działające na rynku nowych technologii, finansów, marketingu, medycyny czy prawa. W biurowcach nie brak również najemców z sektora publicznego. 

Dlaczego wynajem biurowców cieszy się popularnością?

Wynajem biura to rozwiązanie opłacalne ekonomicznie względem budowy lub zakupu nieruchomości. Najem pozwala również na dopasowanie powierzchni biurowca do potrzeb biznesu. Co nie bez znaczenia – biura na wynajem znajdują się w atrakcyjnych lokalizacjach, a nowoczesne budynki oferują szereg innowacyjnych funkcjonalności, które podnoszą komfort codziennej pracy.

Obiekty tego rodzaju oferują najemcom także wiele udogodnień. Oprócz przestrzeni biurowych znaleźć w nich można również parkingi i pomieszczenia socjalne. W nowoczesnych biurowcach coraz częściej pojawiają się też restauracje, kawiarnie, sklepy usługowe, a nawet siłownie i przedszkola. Tego typu udogodnienia przyczyniają się do budowania lojalności najemców i sprawiają, że utrzymanie nieruchomości staje się o wiele bardziej rentowne.

Biurowce są obecnie jednymi z najbardziej pożądanych miejsc do wynajęcia na cele biznesowe. Wraz ze zmieniającymi się potrzebami i oczekiwaniami najemców obiektu biurowego, istotną rolę odgrywa właściwe nimi zarządzanie. 

Zarządzanie najemcami w obiektach biurowych

Zarządzanie najemcami w biurowcu sprowadza się do realizowania różnego rodzaju działań, których celem jest komfortowe, wydajne i bezpieczne użytkowanie budynku. Zaspokojenie wymagań najemców ma pozwolić im sprawnie i bez przeszkód prowadzić swoją działalność. Proces zarządzania powinien przy tym przebiegać zgodnie z umową najmu. 

Poniżej omawiamy najważniejsze aspekty zarządzania najemcami w budynkach o przeznaczeniu biurowym. 

1. Umowy najmu

Zarządzanie najemcami w biurowcach koncentruje się przede wszystkim na zawieraniu umów najmu. Kluczowe jest, aby wszystkie warunki umowy najmu były starannie przestrzegane przez obie strony. W razie potrzeby wprowadzać należy zmiany w celu dostosowania zapisów umowy do bieżących wymogów najemców.

2. Bezpieczeństwo budynku

Zarządzanie najemcami w budynkach biurowych wiąże się również z zapewnieniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa użytkownikom. Do obowiązków zarządców w tym zakresie należą zarówno kwestie dotyczące bezpieczeństwa fizycznego, jak również zyskującego na znaczeniu cyberbezpieczeństwa najemców. By im sprostać, konieczne staje się zainstalowanie właściwych systemów zabezpieczeń – monitoringu, alarmów oraz systemów kontroli dostępu. 

3. Rozwiązywanie konfliktów

Ważnym elementem zarządzania najemcami w budynkach biurowych jest też rozwiązywanie konfliktów – zarówno na linii najemca-zarządca, jak również między poszczególnymi najemcami. Obowiązkiem zarządcy jest szybkie reagowanie na wszelkiego rodzaju sugestie lub skargi najemców oraz podejmowanie odpowiednich kroków mających na celu usunięcie pojawiających się problemów. 

4. Kontrola płatności

Zarządzanie najemcami wymaga od zarządcy biurowca również monitorowania wszelkich opłat związanych z najmem, wliczając w to media czy użytkowanie parkingu. W zakres zadań zarządcy wchodzą dbałość o terminowość wpłat i wysyłka przypomnień najemcom o zaległych płatnościach. 

5. Przestrzeganie regulaminu budynku

Kolejnym z aspektów zarządzania najemcami jest nakładanie na nich obowiązków związanych z regulaminem obowiązującym w danym budynku. Od najemców powinny być egzekwowane zasady dotyczące zachowania porządku, zgłaszania awarii czy też korzystania z parkingu. 

6. Stan techniczny budynku

Istotnym aspektem zarządzania najemcami w budynkach biurowych jest również utrzymywanie wynajmowanych przestrzeni w należytym stanie technicznym. W tej kwestii zarządcy obiektów zajmowanych przez firmy zobowiązani są do dbałości o instalacje techniczne, takie jak klimatyzacja, wentylacja czy instalacja elektryczna. Ważnym aspektem są zwłaszcza regularne konserwacje i naprawy

Wyzwania związane z zarządzaniem najemcami w biurowcu

Zarządzanie najemcami biurowców wiąże się z szeregiem wyzwań, przed którymi stoją zarządcy budynków wynajmowanych przez firmy z wielu branż. Oblicze rynku biurowego zmieniła przede wszystkim pandemia COVID-19, a zwłaszcza będące jej efektem rewolucje w dotychczasowym modelu pracy.

Podobnie inflacja, postęp technologiczny, nowe trendy w projektowaniu wnętrz czy rosnąca świadomość ekologiczna mają wpływ na rynek biurowców. Koniecznością dla zarządców stało się dopasowywanie oferty budynków biurowych do nowych potrzeb i oczekiwań najemców.

Pozyskiwanie najemców

Kluczowym wyzwaniem w kwestii zarządzania najemcami w obiektach biurowych jest utrzymywanie wysokiego obłożenia obiektu. W tym celu zarządcy zobowiązani są do aktywnego pozyskiwania nowych najemców, co ma zapobiec występowaniu pustostanów. Kluczem do przyciągnięcia najemców jest dobry marketing – prowadzony w odpowiednich miejscach i koncentrujący się na zaletach nieruchomości. Poza tym zarządcy powinni nieustannie monitorować zmiany na rynku nieruchomości biurowych, aby móc dostosowywać strategię zarządzania do zmieniających się warunków.

Nowoczesne rozwiązania

W związku z dynamicznym rozwojem rynku biurowego wzrasta konkurencja. Z jej powodu zarządcy muszą oferować innowacyjne rozwiązania, które przyciągną potencjalnych najemców. Na popularności zyskują choćby rozwiązania hybrydowe dotyczące wynajmu powierzchni biurowej, w tym łączenie funkcji najmu tradycyjnego z powierzchnią elastyczną (np. cowork). Popularne stają się też nowoczesne rozwiązania komunikacyjne, takie jak aplikacje mobilne czy platformy online wykorzystywane w zarządzaniu nieruchomością.

Relacje z najemcami

Utrzymywanie dobrych relacji z najemcami, sprawne rozwiązywanie pojawiających się konfliktów oraz umiejętne dbanie o satysfakcję użytkowników biur – to aspekty często decydujące o długości najmu, a w efekcie rentowności nieruchomości.

Ekologia w budynku

Wraz ze wzrostem świadomości ekologicznej, zarządcy obiektów biurowych powinni zatroszczyć się również o wdrożenie proekologicznych rozwiązań w swoich budynkach. Ważne staje się też zachęcanie samych najemców do zmiany dotychczasowych nawyków i realizowania działań mających na celu chronić środowisko.

Optymalizacja kosztów

Jednym z głównych wyzwań, przed jakimi stoi dziś rynek nieruchomości biurowych, jest poszukiwanie oszczędności. Potrzeba optymalizowania kosztów wynika z rosnących nieustannie wydatków związanych z eksploatacją budynków. Z tego względu zainteresowaniem najemców cieszyć się będą zwłaszcza energooszczedne budynki, przynoszące realne oszczędności zarówno właścicielom, jak i najemcom.

Co zrobić, aby utrzymać najemców w biurowcu?

Utrzymywanie najemców w biurowcu to bardzo ważny aspekt zarządzania nieruchomością, który przyczynia się do stabilności finansowej i sukcesu inwestycji. Oto kilka sugestii, jak utrzymać najemców w biurowcu:

1. Wysoka jakość usług

Zapewnienie najemcom dobrych jakościowo usług może przyczynić się do zwiększenia zadowolenia z wynajmu i związania się z budynkiem biurowym na dłuższy czas.

2. Wygodne i przyjazne środowisko pracy

Tworzenie wygodnego i przyjaznego środowiska pracy, które sprzyja efektywności i produktywności, może przyczynić się do zwiększenia poziomu zadowolenia najemców i wydłużenia umowy najmu.

3. Dostosowanie do potrzeb najemców

Dostosowanie pomieszczeń i usług do potrzeb najemców z reguły skutkuje zwiększeniem ich zadowolenia i chęcią podpisania umowy najmu na dłuższy czas.

4. Dobra komunikacja

Dobra komunikacja między zarządcą a najemcami może pomóc w rozwiązywaniu problemów i przyczynić się do zwiększenia zaangażowania i związania najemców z budynkiem.

5. Znajomość rynku biurowego

Znajomość rynku najmu nieruchomości komercyjnych i aktualnych trendów może pomóc w dostosowaniu strategii zarządzania i zwiększeniu atrakcyjności budynku dla najemców.

6. Konkurencyjne ceny

Konkurencyjne ceny wynajmu biurowców mogą przyciągnąć nowych najemców i przyczynić się do zwiększenia zainteresowania ofertą danego biurowca. Trzeba jednak pamiętać, że cena powinna być zawsze odzwierciedleniem jakości.

7. Udogodnienia dla najemców

Zapewnienie udogodnień, takich jak dostęp do kawiarni, siłowni, sali konferencyjnych czy punktów usługowych, może przyciągnąć nowych najemców oraz przyczynić się do zwiększenia zadowolenia i związania już istniejących.

8. Stały kontakt z najemcami

Stworzenie trwałej relacji z najemcami, poprzez np. regularne spotkania, szybkie reagowanie na zapytania czy proaktywne rozwiązywanie problemów, może pomóc w zwiększeniu ich poczucia ważności. To z kolei przekłada się na długość najmu i zyski.

9. Dobra lokalizacja

Lokalizacja zapewniająca dostępność do transportu publicznego, bliskość centrów handlowych czy restauracji, może również przyciągnąć nowych najemców i przyczynić się do zwiększenia zadowolenia i związania już istniejących.

Warto zauważyć, że każdy budynek i jego najemcy są unikalni, dlatego kluczowe jest indywidualne podejście do każdej sytuacji i dostosowanie strategii zarządzania do ich potrzeb i oczekiwań.

REZONE – zarządzanie najemcami biurowca z wykorzystaniem nowoczesnych technologii

Zarządzanie najemcami w budynkach biurowych to złożony proces. Utrzymywanie wysokiego obłożenia, dbałość o relacje z najemcami, wychodzenie naprzeciw ich potrzebom i oczekiwaniom – właściwe administrowanie najmem jest jednym z najważniejszych elementów sukcesu na dynamicznie zmieniającym rynku nieruchomości biurowych.

Z pomocą zarządcom przychodzi nowoczesne oprogramowanie REZONE, służące między innymi do obsługi najmu w lokalach biurowych. System usprawnia pracę zarządców, automatyzując powtarzalne czynności dotyczące m.in. najemców.

Wśród licznych funkcjonalności REZONE znaleźć można:

• Wystawianie i wysyłanie rozliczeń oraz faktur, 
• Realizacja płatności online dla najemców,
• Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń od najemców,
• Szybki kontakt z opiekunem,
• Planowanie prac serwisowych i przeglądów,
• Zarządzanie komercjalizacją lokali,
• Przechowywanie dokumentacji,
• Administrowanie stanem najmu.

Zarządzanie najemcami staje się dla zarządców biurowców nie lada wyzwaniem. Rozwojowi rynku sprzyjają nowoczesne technologie, takie jak program do zarządzania nieruchomościami REZONE – zachęcamy do przetestowania jego możliwości.