Jaki CRM do wynajmu nieruchomości wybrać? Przewodnik i porównanie systemów
Porównanie systemów CRM dla wynajmujących i zarządców nieruchomości
Ogólne systemy CRM sprawdzają się w organizacji sprzedaży i relacji z klientami, natomiast specjalistyczne platformy do najmu łączą CRM z obsługą nieruchomości oraz rozliczeń. Wybór zależy od tego, czy firma potrzebuje wyłącznie narzędzia handlowego, czy jednego środowiska dla leasingu i bieżącego zarządzania najmem.
| Typ rozwiązania | Mocne strony | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Ogólny CRM, np. Salesforce lub HubSpot | Obsługa kontaktów, aktywności handlowych, pipeline’u i automatyzacji komunikacji; duża elastyczność procesów sprzedażowych | Wymaga dostosowania do lokali, umów najmu, rozliczeń mediów i operacyjnej obsługi portfela |
| Specjalistyczna platforma do zarządzania najmem | Łączy leady z lokalami, umowami, fakturami, płatnościami, raportami oraz komunikacją z najemcami | Może być mniej uniwersalna dla procesów niezwiązanych z nieruchomościami |
| Rozwiązanie hybrydowe: CRM plus systemy finansowe i operacyjne | Pozwala wykorzystać istniejący CRM oraz narzędzia księgowe | Wymaga integracji, ustalenia właściciela danych i ogranicza ryzyko ich duplikowania |
Porównanie crm dla wynajmu nieruchomości powinno zaczynać się od procesu, a nie od listy funkcji. Jeśli lead ma być tylko pozyskany i przekazany dalej, ogólny CRM może wystarczyć. Jeśli natomiast ma przejść przez ofertowanie, podpisanie umowy, fakturowanie i obsługę zgłoszeń, specjalistyczna platforma ogranicza liczbę systemów używanych przez zespół.
REZONE — platforma all-in-one z wbudowanym modułem CRM dla nieruchomości komercyjnych
Platforma łączy moduł CRM/Pipeline z zarządzaniem portfelem, przestrzeniami, umowami, finansami, zadaniami oraz komunikacją z najemcami. Dzięki temu proces leasingowy może być prowadzony na tych samych danych, które później służą do obsługi podpisanej umowy.
Moduł CRM/Pipeline obejmuje:
- bazę kontrahentów: najemców, właścicieli, dostawców i pośredników;
- ewidencję leadów oraz etapów negocjacji, powiązaną z lokalami;
- szablony ofert i wysyłkę ofert do potencjalnych najemców;
- raporty CRM z procesu leasingu.
Platforma obsługuje również rent roll, odczyt NOI, faktury, rozliczenia mediów, płatności i zgłoszenia najemców. Umożliwia automatyczne generowanie faktur czynszowych, indeksację czynszów, refakturowanie oraz rozliczanie kosztów eksploatacyjnych.
Rozwiązanie działa w modelu SaaS i jest dostępne przez przeglądarkę na komputerach oraz urządzeniach mobilnych. Integruje się z KSeF, Symfonią, systemami ERP i SAP przez API, a także obsługuje między innymi integracje z Optimą, Comarch i importem MT-940. Dla firm szukających jednego systemu dla leasingu i obsługi najmu warto przetestować platformę w 30-dniowym okresie bezpłatnym.
Dla kogo jest REZONE i jakie typy nieruchomości obsługuje?
System jest przeznaczony dla podmiotów, które obsługują wynajęte obiekty komercyjne i potrzebują wspólnego środowiska dla leasingu, umów oraz operacji. Obsługuje zarówno portfele złożone z różnych klas aktywów, jak i pojedyncze lokalizacje.
Z rozwiązania mogą korzystać:
- deweloperzy;
- zarządcy nieruchomości;
- asset managerzy;
- facility managerzy;
- inwestorzy indywidualni;
- fundusze inwestycyjne.
Obsługiwane typy nieruchomości to:
- biurowce;
- parki handlowe i galerie handlowe;
- magazyny;
- hotele;
- akademiki;
- mieszkania na najem długoterminowy i PRS.
Możliwość powiązania leadu z lokalem jest szczególnie istotna tam, gdzie portfel obejmuje wiele powierzchni o różnych statusach najmu. Interaktywna mapa nieruchomości pozwala wizualizować lokalizacje, a statusy mogą wskazywać powierzchnie wolne, zajęte lub zarezerwowane na czas negocjacji.
Ile kosztuje REZONE i jak wygląda wdrożenie?
Abonament zaczyna się od 330 zł miesięcznie, a opłata za każdego dodatkowego użytkownika powyżej 3 wynosi 59 zł netto miesięcznie. Wdrożenie nie wymaga instalacji, ponieważ system działa w modelu SaaS i jest dostępny przez przeglądarkę.
Bezpłatny okres testowy trwa 30 dni. Dostęp jest możliwy na każdym urządzeniu z połączeniem internetowym i przeglądarką, co ułatwia pracę zespołom korzystającym z komputerów oraz urządzeń mobilnych.
Bezpieczeństwo obejmuje:
- połączenie szyfrowane SSL;
- przechowywanie danych na serwerach Atman i Amazon Web Services;
- kopie zapasowe wykonywane minimum 4 razy dziennie w kilku odrębnych lokalizacjach.
Przed rozpoczęciem wdrożenia warto ustalić strukturę portfela, role użytkowników oraz zakres integracji z księgowością i ERP. Pozwala to przygotować system do pracy z aktualnymi danymi o lokalach, kontrahentach i umowach.
Najczęstsze pytania o CRM do wynajmu nieruchomości
CRM dla najmu może obsługiwać zarówno sprzedaż i leasing, jak i procesy realizowane po zawarciu umowy. Zakres funkcji powinien wynikać z roli firmy w obsłudze nieruchomości oraz z tego, czy potrzebuje ona także finansów, rozliczeń i komunikacji z najemcami.
Czy CRM dla agencji nieruchomości różni się od CRM dla zarządców?
Tak. Agencja zwykle koncentruje się na pozyskiwaniu kontaktów, ofertowaniu i zamykaniu transakcji, a zarządca potrzebuje dodatkowo obsługi umów, faktur, płatności, mediów, zgłoszeń oraz zadań związanych z nieruchomością.
Jakie opinie mają użytkownicy systemów CRM dedykowanych dla biur nieruchomości?
Przy ocenie opinii warto sprawdzać, czy dotyczą podobnego modelu działalności i podobnej skali portfela. Dla zarządców najistotniejsze są zwykle funkcje powiązania leadów z lokalami, centralna baza kontrahentów, integracje finansowe oraz możliwość dalszej obsługi najemcy po podpisaniu umowy.
Czy małe firmy zajmujące się wynajmem potrzebują osobnego systemu CRM?
Nie zawsze potrzebują osobnego, niezależnego narzędzia. Jeśli firma chce ograniczyć pracę w arkuszach i jednocześnie obsługiwać umowy oraz rozliczenia, korzystniejsza może być platforma, w której CRM jest częścią systemu zarządzania najmem.
Czy CRM do nieruchomości może automatyzować generowanie faktur i rozliczenia mediów?
Sam CRM zazwyczaj nie realizuje takich zadań, ponieważ dotyczą one modułu finansowo-rozliczeniowego. W REZONE proces leasingowy może być połączony z automatycznym generowaniem faktur czynszowych, rozliczaniem mediów, refakturowaniem najemców i wysyłką faktur do najemców.