Jakie są najważniejsze wyzwania związane z zarządzaniem biurowcami w dzisiejszych czasach?
Zarządzanie biurowcami stanowi dzisiaj wyzwanie dla wielu firm. W dobie pandemii, kiedy wiele przedsiębiorstw musiało przejść na pracę zdalną, pojawiły się zupełnie nowe problemy związane z utrzymaniem właściwej infrastruktury technologicznej i organizacyjnej. Jednocześnie w tym okresie wiele firm zaczęło borykać się z problemem zmiany oczekiwań pracowników, którzy coraz częściej wymagają elastyczności oraz przyjaznej i komfortowej przestrzeni biurowej. W tym kontekście zarządzanie biurowcami staje się kluczowe dla sukcesu biznesowego. W poniższym artykule omówimy najważniejsze współczesne wyzwania dręczące sektor nieruchomości biurowych oraz przedstawimy możliwe rozwiązania i dobre praktyki.
Na czym polega zarządzanie biurowcami?
Zarządzanie nieruchomościami, w tym i biurowcami, polega na koordynowaniu działań związanych z utrzymaniem nieruchomości biurowej w dobrym stanie technicznym oraz jej wynajmem. Aby zarządzać biurowcami w sposób efektywny, należy przede wszystkim zadbać o:
1. Właściwą promocję nieruchomości
Dobry marketing jest kluczem do przyciągnięcia potencjalnych najemców powierzchni biurowych. Dlatego ważne jest, aby przygotować ciekawą ofertę wynajmu i umieścić ją na odpowiednich portalach internetowych oraz w innych miejscach, gdzie mogą ją zobaczyć osoby zainteresowane wynajmem biur. W celu sprawnego zarządzania nieruchomościami biurowymi warto także cały czas pracować nad reputacją marki.
2. Standard nieruchomości
W zarządzaniu nieruchomościami i obiektami biurowymi ważne jest, aby zadbać o ich odpowiednie wyposażenie oraz utrzymywanie w dobrym stanie technicznym. W tym celu zarządcy nieruchomości powinni regularnie przeprowadzać prace konserwacyjne oraz remontowe, aby biura były atrakcyjne dla potencjalnych najemców.
3. Relacje z najemcami
Ważne jest także, aby utrzymywać dobry kontakt z najemcami, reagować na ich potrzeby i rozwiązywać problemy na bieżąco. Należy również dbać o to, aby najemcy czuli się bezpiecznie i komfortowo w biurze.
4. Prawidłowe zarządzanie finansami
W zarządzaniu nieruchomościami istotne jest, aby regularnie monitorować koszty związane z utrzymaniem biur oraz pobierać czynsze od najemców. Zarządzanie biurowcami dotyczy też planowania przyszłych inwestycji w obiekty, aby utrzymywać ich atrakcyjność na odpowiednim poziomie i dostosowywać funkcjonalność do potrzeb najemców.
5. Bezpieczeństwo nieruchomości
Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa jest niezwykle ważne w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi, jakimi są biurowce. Należy zadbać o monitoring oraz ochronę biur, aby uniknąć sytuacji zagrażających bezpieczeństwu najemców i nieruchomości.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości biurowych
Efektywne zarządzanie jest kluczowe dla zwiększania rentowności nieruchomości biurowych w realiach, jakie wykreowała pandemia. Z tego względu zakres obowiązków zarządcy nieruchomości biurowych powinien być indywidualnie dostosowywany do rynkowych potrzeb oraz na tyle szeroki i różnorodny, by sprostać wszystkim wyzwaniom. Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami biurowymi zwykle obejmuje:
1. Zarządzanie wynajmem powierzchni biurowych
Wynajmowanie biur oraz zarządzanie umowami najmu, w tym negocjowanie warunków umów oraz nadzorowanie procesu wprowadzania najemców do budynku.
2. Zarządzanie techniczne
Dbanie o stan techniczny budynku, jego infrastrukturę, instalacje i urządzenia. Zarządzanie eksploatacją, naprawami i modernizacjami.
3. Zarządzanie finansowe
Budżetowanie, rozliczanie kosztów eksploatacyjnych, naliczanie czynszów, rozliczanie kosztów związanych z modernizacją i remontami.
4. Zarządzanie bezpieczeństwem
Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony budynku biurowego oraz jego użytkowników, w tym nadzorowanie systemów alarmowych, kontroli dostępu oraz monitoringu.
5. Zarządzanie relacjami z najemcami
Utrzymywanie dobrych relacji z najemcami, rozwiązywanie konfliktów oraz dbanie o ich satysfakcję z użytkowania biur.
6. Zarządzanie administracyjne
Prowadzenie dokumentacji i spraw administracyjnych, w tym nadzorowanie procesów związanych z zatrudnieniem pracowników biurowca oraz przygotowywanie raportów i sprawozdań.
Co jest najważniejsze w zarządzaniu nieruchomościami biurowymi? Poznaj kluczowe wyzwania.
Zarządzanie nieruchomościami biurowymi wymaga elastyczności i umiejętności dostosowywania się do zmieniających się potrzeb najemców oraz rynku.
Utrzymanie standardów
Jednym z kluczowych aspektów jest utrzymywanie wysokiej jakości standardów w budynkach, co przekłada się na zadowolenie klientów i ich chęć dalszej współpracy. Z tego względu ważne jest regularne przeprowadzanie prac konserwacyjnych i modernizacyjnych, dbanie o czystość i estetykę otoczenia oraz zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej.
Bezpieczeństwo i ochrona
Należy również zapewnić bezpieczeństwo i ochronę, co jest szczególnie istotne w dobie powrotu do „nowej normalności” po pandemii COVID-19. Wiele firm rozpatruje powrót do biur i redukcję ilości pracy hybrydowej, więc zapewnienie, że zostały w danym obiekcie wprowadzone rozwiązania związane z ograniczeniem ryzyka zakażenia, są kluczowe dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników.
Sprawna obsługa i komunikacja
Wyzwanie stanowi także sprawne zarządzanie nieruchomościami biurowymi. Duża liczba najemców w danym obiekcie, zróżnicowane umowy czy zakres usług, wymagają stałego dostępu do kluczowych danych. Wszystko to przekłada się na jakość obsługi, zadowolenie klientów i finalnie na długość najmu.
Niesprzyjające realia rynkowe
Obecnie zarządcy nieruchomości biurowych borykają się też z problemem rosnących kosztów utrzymania związanych z rekordową inflacją. To z kolei oznacza, że koszty wynajmu biur mogą znacznie wzrosnąć.
Jednym z największych wyzwań, przed jakimi staną zarządcy biur w 2023 roku, stają się więc opłaty eksploatacyjne. Koszty nośników energetycznych rosną, a spodziewane podwyżki płacy minimalnej przyczynić się mogą do dalszego wzrostu kosztów.
Wszystko to z kolei wpłynąć może na wysokość zaliczek, które będą musiały zostać wniesione na poczet opłat eksploatacyjnych. Dodatkowo należy spodziewać się również podwyżek cen mediów.
Jak efektywnie zarządzać biurowcami w dzisiejszych czasach?
W obecnych czasach znaczenia nabiera skutecznie przeprowadzany proces wynajmu biura i negocjacji warunków. Właściciele i zarządcy muszą mieć bowiem świadomość, że rosnące ceny wynajmu powierzchni biurowych oraz koszty utrzymania mogą wpłynąć na kłopoty w pozyskaniu najemców.
Aby usprawnić wszelkie procesy dotyczące zarządzania nieruchomościami biurowymi, warto korzystać z nowoczesnego oprogramowania, takiego jak Rezone. Szerokie spektrum obowiązków wymaga bowiem posiadania dostępu do usprawniających pracę narzędzi – dostępnych niezależnie od miejsca i czasu pracy.
Z pomocą programu do zarządzania budynkami biurowymi możliwe jest:
- Wystawianie i wysyłanie rozliczeń oraz faktur w imieniu właścicieli,
- Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń od najemców,
- Delegowanie zadań podwykonawcom,
- Harmonogramowanie prac serwisowych i przeglądów,
- Zarządzanie komercjalizacją lokali,
- Wprowadzanie automatyzacji w raportowaniu,
- Administrowanie stanem najmu,
- Całościowa opieka nad budynkiem,
- Obsługiwanie wielu walut.
Program Rezone, służący między innymi do obsługi najmu lokali komercyjnych, usprawnia trudne i powtarzalne procesy, umożliwiając zarządcom skupienie się na innych, ważnych czynnościach. Dodatkowo pomaga także w utrzymaniu porządku w dokumentacji oraz umożliwia swobodną komunikację z najemcami. Przez to efektywność prac związanych z zarządzaniem nieruchomościami znacząco wzrasta, a całkowity nadzór nad procesami zostaje w dużym stopniu zautomatyzowany.
Zmień wyzwania związane z zarządzaniem powierzchniami biurowymi w benefity!
Jeśli chcesz stawić czoła wyzwaniom i w pełni usprawnić zarządzanie nieruchomościami w krótkim czasie, wypróbuj Rezone. Zapewniamy fachowe doradztwo, począwszy od dopasowania pakietu do wielkości portfela obiektów biurowych, po wdrożenie i fachowe wsparcie podczas użytkowania. Z pomocą systemu obsługi najmu Rezone wszelkie prace związane z administrowaniem, zarządzaniem i utrzymaniem obiektów biurowych stają się o wiele prostsze i mniej czasochłonne. Płynne działanie przekłada się finalnie na lepsze relacje z klientami oraz uzyskanie wyższych wskaźników rentowności.